En grundig onboarding øger fastholdelsen

Onboarding er den strukturerede proces, der tager imod en ny medarbejder og gør vedkommende tryg, klædt på og produktiv i sin nye rolle. En god onboarding betaler sig: medarbejdere, der føler sig godt taget imod, performer bedre, trives mere og bliver længere i virksomheden. Onboardingen er lige så vigtig som selve rekrutteringen — faktisk er den en del af den. Her får du, hvorfor onboarding er vigtigt, lederens rolle, hvordan du laver en god onboardingplan, og hvordan du bruger data fra test til at gøre forløbet målrettet den enkelte.

Onboarding handler om at byde den nye medarbejder velkommen og levere de nødvendige informationer om virksomheden, jobbet og medarbejderne. En effektiv onboarding kræver tid, men kommer både virksomhed og medarbejder til gode. Studier viser, at medarbejdere, der føler sig klædt på og godt taget imod, performer bedre og bliver længere i virksomheden.

Det kan være svært at tiltrække og rekruttere de rette kandidater. Når først den rette kandidat er fundet og kontrakten er underskrevet, handler det om at lægge en god strategi for onboardingen af den nye medarbejder. En medarbejder, der har haft et godt onboardingforløb, performer bedre, har større engagement og er nemmere at fastholde. God onboarding betaler sig.

Hvad er onboarding?

Onboarding dækker de processer, der integrerer en ny medarbejder, så vedkommende hurtigt kommer godt fra start og tilegner sig den viden og adfærd, der skal til for at lykkes i rollen. Det handler om langt mere end det praktiske (computer, adgang, introprogram) — det handler om at skabe tryghed, forventningsafstemme og give den rette støtte fra dag ét. Det kræver et struktureret forløb, tilpasset den enkelte og vedkommendes nye rolle, og at både ansættende leder og HR er klædt på til opgaven.

Hvorfor bruge tid på onboarding?

Formålet med onboarding er at sikre, at nye medarbejdere bliver budt velkommen og kommer godt og hurtigt i gang. Det skaber loyalitet og engagement i virksomheden. Onboarding sikrer, at nye medarbejdere tilegner sig den nødvendige viden og adfærd, der gør dem til effektive aktører i organisationen — uanset om der er tale om et introduktionsprogram eller en fast mentor.

En af de store faldgruber er, at virksomheder i rekrutteringsprocessen giver løfter, som medarbejderen oplever ikke bliver indfriet. Det kan føre til, at medarbejderen hurtigt forlader virksomheden igen. Nye medarbejdere, der ikke føler sig velinformerede, præsterer også dårligere og har større risiko for at udvikle stress — negative faktorer, der hverken gavner medarbejder eller virksomhed.

Hvorfor er onboarding vigtigt?

Undersøgelser viser, at det tager ca. 80 dage for en medarbejder at ramme det gennemsnitlige produktivitetsniveau. Med en god onboarding sikrer I en selvkørende og tilfreds medarbejder, der hurtigere kan skabe værdi for virksomheden. Derfor er det afgørende, at organisationen — særligt lederen og de nærmeste kollegaer — er forberedte og engagerede i at give den nye medarbejder en god start, også selvom det kræver tid.

Lederen har en afgørende rolle — også ved onboarding af nye ledere

Når den rigtige kandidat er fundet, begynder onboardingen. Selvom I har processer for, hvordan en onboarding skal foregå, og hvilke elementer der skal indgå, har den nærmeste leder en afgørende rolle. Lederen skal sikre, at de afgivne løfter bliver overholdt, og at medarbejderen hurtigt bliver afklaret om sit formål med at være en del af virksomheden. Det er derfor værd at overveje, om lederen er klædt på til opgaven, og om der er allokeret tid til at onboarde.

Skal I onboarde en ny leder, gælder det samme skærpet. Her kan en lederrapport som OPTO+ Leadership eller en Leadership 360 give et fælles, databaseret udgangspunkt for forventningsafstemning og udvikling fra start.

Hvordan laver man en god onboardingplan?

Skræddersyede processer med strukturerede rammer for onboarding — med skemaer og tjeklister — er en stor hjælp til at sikre, at medarbejderen kommer godt fra start i sit nye job. Det er en hjælp for den nye medarbejder såvel som for lederen, HR og de øvrige medarbejdere, der skal introducere den nyansatte for arbejdsopgaver.

En effektiv onboarding sætter rammerne for den nye medarbejders start og sørger løbende for at forventningsafstemme mellem den nyansatte og lederen. Det kan støtte medarbejderen i at italesætte udfordringer, idéer eller spørgsmål, som ofte dukker op i begyndelsen af en ansættelse. Sørg for at tilpasse introduktionen til den enkelte medarbejders individuelle behov — det skaber bedre resultater og får medarbejderen til at føle sig endnu mere velkommen.

Brug viden fra test til onboarding

Hvis I har testet medarbejderen med en personlighedstest, en kognitiv test eller en typologi i forbindelse med ansættelsen, er de data og den viden, I nu har, meget relevant og værdifuld i forhold til, hvordan onboardingen bør gribes an. Bliv klogere på, hvordan det skaber værdi og mere struktur at rekruttere med data.

Ved du fx allerede, at du har en meget struktureret og detaljeorienteret medarbejder, er det vigtigt at tage hensyn til det: lav en detaljeret og struktureret plan, book møder, få alle relevante detaljer med, og overhold aftaler og tidspunkter. Det kan lyde banalt, men vi har alle forskellige behov — er man ikke selv struktureret og detaljeorienteret, er det vigtigt at være ekstra opmærksom for at sikre en god start for den nye medarbejder.

Data fra testene ligger samlet i Master People Platform, hvor I kan tilgå rapporter og indsigter og bruge dem direkte i onboardingforløbet. Så bliver onboardingen ikke en generisk skabelon, men et forløb tilpasset den enkelte person.

En god onboarding:

• Øger medarbejderens engagement og motivation
• Speeder træningsperioden op
• Reducerer stress
• Øger medarbejdertilfredsheden og fastholdelsesgraden

Onboarding kan være en dyr, men vigtig investering

Der er ingen tvivl om, at onboarding er dyr og tidskrævende, men det er en nødvendig investering, som virksomheder bør systematisere og prioritere. Mange af dem, der forlader jobbet inden for det første år, fortæller, at det skyldes, at "jobbet ikke matchede forestillingen". Det er på trods af, at der investeres tid og kræfter i strukturerede rekrutteringsprocesser med interviews, kognitive test og personlighedstest, referencer, caseopgaver og andre elementer, der skal sikre det rette match. Derfor er det vigtigt, at I er tydelige i jeres kommunikation — både i jobopslaget og til samtalerne — så kandidaterne har realistiske forventninger til jobbet og virksomheden.

En dårlig start kan blive dyr: en fejlansættelse, der stopper tidligt, koster både rekruttering, oplæring og tabt produktivitet. 

Organisationens og lederens fokus på den nye medarbejder bør derfor ikke stoppe, når ansættelseskontrakten er underskrevet. Læs mere om, hvordan en grundig foranalyse kan sikre en bedre rekruttering.

Hvad er en vellykket onboarding hos jer?

Der findes ikke en facitliste, der gør jeres onboarding til en sikker succes. Det afhænger af mange faktorer — fx virksomheden, branchen, funktionen og medarbejderen. Vær derfor bevidst om, at en struktureret proces er afgørende, ligesom I bør overveje, hvad I mener er en kvalitativ proces og den mest værdifulde onboarding for jeres nye medarbejder. Husk at anvende den viden, I allerede har om medarbejderen, for at imødekomme vedkommendes behov i størst muligt omfang i tiden som ny i organisationen.

Én ting er sikkert: både tid og penge er godt givet ud, når onboardingen er vellykket, og den nye medarbejder performer og trives i jobbet.

Aktiver indsigter fra test og få succes med onboardingen

Hvis I allerede bruger test i forbindelse med rekruttering, har I masser af værdifuld viden, I kan aktivere til onboardingen. Download vores guide, og få hjælp til at bruge resultaterne fra en personlighedstest, en kognitiv test eller en typologi til at planlægge en succesfuld onboarding.

Aktiver din viden fra test og få succes med onboardingen

Download vores guide, og få hjælp til at bruge resultaterne fra en personlighedstest, en kognitiv test eller en typologi til at planlægge en succesfuld onboarding.

Download her

Ofte stillede spørgsmål om onboarding

Hvorfor er onboarding vigtig? Fordi en god start øger engagement, trivsel og fastholdelse og gør medarbejderen hurtigere produktiv. Det tager typisk omkring 80 dage at nå normalt produktivitetsniveau — god onboarding forkorter vejen dertil og reducerer risikoen for tidlig opsigelse.

Hvor lang tid bør en onboarding vare? Der er ikke ét facit, men onboarding bør strække sig over de første måneder — ikke kun de første dage — med løbende statusmøder, hvor trivsel, opgaver og forventninger afstemmes.

Hvordan bruger man test til onboarding? Hvis I har testet medarbejderen ved ansættelsen, kan I bruge indsigterne (personlighed, kognitivt niveau, type) til at tilpasse onboardingen til den enkelte — fx hvor meget struktur, information og opfølgning personen har brug for. Data ligger i Master People Platform og kan bruges direkte.

Findes der software til at gøre onboarding datadrevet? Master er ikke et onboarding-workflowsystem, men Master People Platform leverer de assessment-data (personlighed, kognitivt niveau, typologi), der gør onboardingen målrettet og datadrevet. De kan bruges sammen med jeres eksisterende onboarding-proces.

Hvordan onboarder man en ny leder? Brug samme principper, men målret efter lederrollen — gerne understøttet af en lederrapport som OPTO+ Leadership eller en Leadership 360, der giver et fælles, databaseret udgangspunkt for forventningsafstemning og udvikling.