Databaseret foranalyse
Et godt forarbejde lægger grundstenene for det fremadrettede arbejde i rekrutteringsprocessen. Derfor er det vigtigt, du gør dit forarbejde godt og grundigt. Denne artikel belyser de uundgåelige steps i forarbejdet, som kan løfte din rekruttering markant.
Databaseret foranalyse er dit forarbejde i rekrutteringsprocessen. Det er en meget vigtig del af processen, som du bør arbejde grundigt med.
Nogle gange kan det virke fristende at springe over, hvor gærdet er lavest både i forhold til tid og arbejdsbyrde. Men foranalysen er et step, som du ikke bør undervurdere, da det er dér, hvor vi kan løfte rekruttering markant.
I denne artikel kommer vi nærmere ind på følgende:
Hvad er foranalysen?
Som navnet antyder er foranalysen stadiet, hvor du laver dit forarbejde, laver analyser og indsamler data. Vigtige processer, som danner rammen for rekrutteringsprocessen og dermed kan gøre dit forestående arbejde en del lettere.
En grundig foranalyse hjælper dig med at være på forkant og dække behov, før behovet opstår.
Bliv klogere på, hvordan du rekrutterer med data i denne artikel.
Første skridt i foranalysen er at sætte tid af. Det tager tid at lave arbejdet grundigt, men det er godt givet ud. Med afsæt i data kan du nemlig argumentere for, hvorfor I søger lige præcis en bestemt profil.
Den viden, du får gennem foranalysen, kan du bruge til at udforme en skarp profil. Det giver også et godt grundlag at diskutere ud fra med resten af organisationen.
Hvorfor er den vigtig?
En god foranalyse kan minimere fejlrekrutteringer, et punkt, der generelt fylder meget i rekruttering. For det koster at rekruttere den forkerte.
Denne artikel giver dig vigtig viden om, hvordan du undgår at vælge forkert i rekrutteringen.
Hvis du ikke er grundig i din foranalyse, risikerer du, at den nye medarbejder ikke er tilfreds i det nye job, eller at medarbejderen ikke performer - eller at virksomheden ikke er det rette match for medarbejderen.
Fejlrekruttering og medarbejder-turnover er dyrt, og derfor skal I benytte jer af al den data, I har til rådighed for at få det bedste grundlag for jeres kravprofil. Vi har lavet en beregner, som hjælper dig med at finde ud af, hvad det rent faktisk koster hos jer at fejlrekruttere.
Beregneren viser dig konkret værdien af en grundig, databaseret foranalyse og en grundig screening bagefter.
Læs mere om databaseret screening og onboarding i denne artikel.
Processen i foranalysen
Helt grundlæggende kan fortidens data gøre os klogere på fremtiden. Det er en af grundene til, at vi hos Master Danmark er tilhængere af at anvende data i alle dele af rekruttering og udvikling.
Sørg for at bruge den data, du allerede har. Lav yderligere research til at supplere din eksisterende data med, så du sikrer, du har opdateret og ny viden med.
Der er tre måder, du kan supplere din eksisterende data:
- Intern research
- Exit-interviews
- Ekstern markedsresearch
Intern research
Intern research betyder, at du finder relevant data frem, der allerede ligger i organisationen. Selvom du tror, du har alt den data, du har behov for, sker det ofte, at der ligger brugbar viden gemt.
Herefter skal du undersøge, om der er mønstre og tendenser i den data, du indsamler.
Findes der tidligere jobbeskrivelser, så find dem frem. I samme omgang er det vigtigt, du forhører kollegaer og ledere, hvad der har ændret sig siden de tidligere jobbeskrivelser.
Du kan også finde inspiration i high performers i virksomheden i samme eller lignede funktion, eller en anden medarbejder, som adskiller sig positivt fx i forhold til virksomhedens kultur, afhængigt af, hvad du ønsker at fremme.
Exit-interviews
En del af den interne research kan være et exit-interview. Nogle kan synes, at exit-interviews virker som spild af tid, men der ligger værdifuld viden hos den afgående medarbejder.
Læs denne artikel, som beskriver, hvorfor det er en god idé at bruge tid på exit-interviews.
I et exit-interview kan I få viden om fx jobbets reelle indhold, teamet, lederen og udfordringer, som medarbejderen oplevede.
Bliv endnu klogere på exit-interviews i denne artikel.
Rekrutterer I på baggrund af en fratrædelse, kan fratrædelsen ses som første skridt i rekrutteringen. Er det muligt, kan I interviewe medarbejderen, for hvem kender stillingen bedre, end den person, der har siddet i den?
Der er flere metoder, du kan anvende til at afholde exit-interviews. De mest benyttede er online surveys og personlige interviews. Vi har lavet en template, med mere end 50 spørgsmål, du kan bruge til begge typer interviews.
Dataindsamlingsmetoder
Et online survey giver medarbejderen adgang til en række spørgsmål, som besvares online. Det gør det fleksibelt og nemt for medarbejderen. Derudover kræver det ikke yderligere planlægning, da det hele er automatiseret. Der er en høj reliabilitet, da medarbejderen ikke bliver påvirket af en interviewer.
Ulempen ved online survey er, at der ikke er mulighed for at spørge ind til medarbejderens besvarelser.
Et personligt interview er ofte det naturlige valg. En struktureret interview-form er essentiel, hvor du spørger alle medarbejdere, der forlader organisationen, de samme spørgsmål på den samme måde.
Modsat online surveys har du mulighed for dybdegående, opfølgende spørgsmål og eksempler undervejs. Det kan være med til at øge kvaliteten af data.
Ulempen er flere omkostninger, da det kræver menneskelige ressourcer at planlægge og udføre interviews samt bearbejde data efterfølgende. Som nævnt tidligere, er der risiko for bias, da menneskelige faktor spiller ind. Det kan være, den fratrædende medarbejder tilbageholder svar, fordi det er ubehageligt at sidde overfor en anden medarbejder og eventuelt kritisere organisationen, lederen eller kulturen.
Der findes alternativer til det personlige interview fx det virtuelle interview.
Uanset hvilken metode, du vælger, skal du altid huske at sikre integritet og kommunikere tydeligt til medarbejderen, at der er fuld fortrolighed, hvis det ønskes.
Læs mere om integritet, tillid og situation i forbindelse med exit-interview i denne artikel.
Ekstern markedsresearch
Som supplement til din data kan du anvende ekstern markedsresearch. Her undersøger du, hvordan en stilling som den, du skal rekruttere til, ser ud i markedet. Hvilke titler er relevante, og hvilke profiler kan være relevante? Undersøg både din egen og andre relevante brancher.
Eksempler på spørgsmål:
- Hvad er den typiske titel på jeres profil?
- Er der alternative titler?
- Hvilken uddannelse har de typisk?
- Hvor kan der sidde relevante profiler?
- Hvilke target-virksomheder findes der?
- Skal den rette profil findes i en helt anden branche?
Med data fra intern research, exit-interviews og ekstern markedsresearch skal du gerne stå med en god, brugbar håndfuld data.
Sæt din data i spil
Næste skridt er et opstartsmøde med den rekrutterende leder og muligvis andre relevante aktører. Til opstartsmødet planlægger I processen, og I diskuterer stillingens indhold og krav. Det er her, du præsenterer data fra exit-interviews og research.
Efter opstartsmødet skal du stå med:
- En kravprofil
- En rekrutteringsplan
Kravprofil
En kravprofil består af en jobprofil og en personlighedsprofil.
Jobprofilen indeholder data om selve stillingen, fx titler, timer, arbejdssted, og hvem man refererer til. Det kan også være opgaver, succeskriterier og testkriterier for niveauet i en kognitiv test.
Personprofilen består af en række data, fx krav til kandidaten, såsom uddannelse, erfaring, krav til faglige kvalifikationer og ønskede personlige egenskaber.
Det er vigtigt at opsætte krav eller testkriterier, så I ved, hvordan I skal vurdere, hvilken type I gerne vil have i stillingen. Det gør I ved at fastsætte nogle kriterier, som beskriver den optimale adfærd. Derefter kan I lettere sammenholde kandidaterne med kriterierne og vurdere, hvem der er det bedste match i forhold til testen.
Du kan vælge at lave testkriterier før, under eller efter opstartsmødet. Din viden fra den interne research er fx vigtig at bringe i spil på opstartsmødet.
Kravprofilen afspejler den ideelle kandidatprofil. Det er dit udgangspunkt for resten af rekrutteringen.
For at finde den rette medarbejder er det afgørende, at du er helt klar på, hvem du leder efter. Det er dét, kravprofilen afspejler.
Du bruger kravprofilen når du:
- Searcher og laver annoncer
- Screener
- Ansætter og onboarder efter
- Evaluerer
Template: Kravprofil til rekruttering
Bliv helt skarpe på – og enige om – hvem I søger. Lav en kravprofil, og find de bedste kandidater.
- Komplet skabelon til at lave en kravprofil til rekruttering
- Bliv helt skarpe på, hvem I søger
- Arbejd datadrevet
- Løft jeres rekruttering markant og undgå fejlrekrutteringer
- Brug kravprofilen til sourcing, annoncer, screening og onboarding
- Få lagt en konkret plan for rekrutteringen
Rekrutteringsplan
Rekrutteringsplanen er planen for, hvordan I griber rekrutteringen an, hvem der gør hvad og hvornår I gør det.
Med en plan i hånden får I det bedste udgangspunkt for en effektiv og professionel proces. Det sikrer også den bedste oplevelse for kandidaten og styrker jeres employer brand.
Opsummering
Foranalysen kræver tid og ressourcer. Men med få, vigtige steps kan I optimere og styrke hele jeres rekrutteringsproces.